ARQUIVO VI

1.       Os documentos cuja divulgação de seu conteúdo não apresenta qualquer restrição são classificados como ostensivos.

2.       Documentos classificados como ostensivos não apresentam restrições quanto à divulgação de seu conteúdo.

3.       A Luz, a umidade e a temperatura do ambiente devem ser controladas.

4.       Quanto às instalações físicas da unidade de arquivo, devem ser evitados locais com muita umidade e ar seco.

5.       A umidade e o ar seco são fatores de enfraquecimento do papel, sendo que primeira provoca mofo.

6.       O piso do espaço reservado à guarda dos documentos deve ser lavado semanalmente com água e sabão neutro a fim de se evitar as ações de agentes nocivos.

7.       Nas áreas de depósito, deve ser utilizado sistema de combate ao fogo que não empreguem substâncias líquidas.

8.       A escolha do local adequado para o arquivo deve considerar vários fatores ambientais. A esse respeito, está correta a instalação do arquivo em ambientes que recebam a luz direta do sol para evitar a formação e a proliferação de fungos.

9.       Para melhor preservação dos documentos, deve-se guardá-los em caixa ou pastas suspensas, e deve-se utilizar espaço físico que recebam diretamente a luz solar.

10.   Na preservação de documentos, devem-se manter os índices de umidade relativa do ar e de temperatura idênticos para os documentos em suporte papel e para os rolos de microfilmes.

11.   A luz e a temperatura são alguns dos principais agentes de deterioração dos documentos de cunho arquivistico.

12.   Devem-se proteger os documentos da incidência da luz solar que provocam enfraquecimento do papel.

13.   A higienização dos documentos deve ser realizada somente na fase permanente.

14.   Nos processos que tramitam no TRT em virtude da inserção freqüente de novos documentos, é indicado o uso de hastes plásticas.

15.   No caso de ser imprescindível  a junção de anexo aos documentos,é indicado o uso de clipe plástico.

16.   O papel, que se tem revelado como suporte documental de grande durabilidade, deve estar isento de objetos metálicos, como clipes e grampos.

17.   As embalagens devem ser do tamanho maior que os documentos em suporte e papel a fim de se evitar dobras e rasgos.

18.   No caso de ocorrerem os rasgos, é indicado o uso de fitas adesivas para pequenas restaurações nos documentos em um suporte papel.

19.   Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos  provocados pelo manuseio constante, é indicado o uso de cola plástica comum.