Na fase preparatória do pregão eletrônico se observará:
1- O órgão requisitante deverá elaborar o Termo de Referência.
O TR indicará de forma precisa, suficiente e clara o objeto da licitação (evitando-se especificações excessivas, irrelevantes ou desnecessárias que limitem ou frustrem a competição ou realização do leilão).
O termo de referência é o documento que deverá conter, de forma clara e concisa e objetiva, elementos capazes de propiciar avaliação do custo pela administração diante:
1- Do orçamento detalhado,
2- Definições dos métodos,
3-Estratégia de suprimento,
4-Valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado,
5-Cronograma físico-financeiro (se for o caso),
6- Critérios de aceitação do objeto,
7-Deveres do contratado e do contratante,
8-Procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato,
9- Prazo de execuções e sanções.
2- O temo de referência deve ser aprovado pela autoridade competente.
Os atos administrativos, da autoridade competente, de aprovação do termo de referência como da aceitação das justificativas para a necessidade de contratação, devem ser devidamente motivados, indicando-se os elementos técnicos fundamentais que o apóiam, bem quanto aos elementos contidos no orçamento estimativo e no cronograma físico-financeiro de desembolso, se for o caso, elaborados pela administração
4- Elaboração do edital, no qual se devem estabelecer critérios (objetivos) de aceitação das propostas.
5- Definição das exigências de habilitação e das sanções aplicáveis.
6- Designação do pregoeiro e de sua equipe de apoio.
O pregoeiro e a equipe que o apóia deverão ser designados dentre servidores do órgão ou entidade que promove a licitação ou de órgão ou entidade integrante do SISG.
A equipe de apoio, em sua maioria, deverá ser integrada por servidores ocupantes de cargo efetivo ou emprego na administração publica, de preferência, pertencentes ao quadro permanente do órgão ou entidade que promove a licitação.
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7- No âmbito do Ministério da Defesa a designação para as funções de pregoeiro e de membro da equipe de apoio poderá ser desempenhada por militares.
8- O pregoeiro poderá, a critério da autoridade competente, ser designado para um período de um ano, admitindo-se reconduções, ou para uma específica licitação.
9- Somente poderá exercer a função de pregoeiro o servidor ou militar, aferido pela autoridade competente, que reúna qualificação profissional e perfil adequados.
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