Vamos nessa aula cuidar de um determinado arquivo.
No arquivos temos vários documentos sobre as atividades desenvolvidas pelo nosso condomínio. Nestes documentos estão registradas diversas informações:
cobrança da taxa de condomínio
pagamentos efetuados: água, luz e outros
pró-labore do síndico
documentos dos empregados dos condomínios.
Compras de materiais de limpeza.
Normalmente o suporte de tais documentos é o papel, mas poderia ser CD, filmes e outros tipos.
Os documentos ( a informação registrada em um determinado suporte) pode ser classificados de formas diferentes:
A planta do prédio é um documento cartográfico, contém a área do prédio representada de uma forma reduzida.
Os cheques do condomínio são microfilmados e guardados no banco podendo-se solicitar uma consulta quando necessário, são documentos micrográficos.
As atas para não ocuparem muito espaço estão salvas num computador , num documento de Word, documentos que necessitam de um computador para serem lidos são documentos informáticos e digitais.
Há também um filme sobra a inauguração do prédio, neste caso é um documento filmográfico.
Temos ainda, arquivados, CDs contendo vários discursos da época da inauguração, neste caso são documentos sonoros.
Observação: Não podemos confundir o suporte da informação com a classificação dos documentos.
Um documento cartográfico pode vir contido em um CD, ou em uma folha de papel, o tipo de documento tem haver com a informação que ele contém, o suporte é onde essa informação está inserida.
Vamos então passar para a parte prática de um arquivamento.
Como encontrar um determinado documento dentro de um arquivo?
1-Documentos arquivados pelo nome dos condónimos:
Arquivo A
Carmem Corrêa Miranda.
Fábio Corrêa Miranda.
Daniele Firme Miranda.
Veneza Firme Miranda.
Frank Menezes
Edson Pereira dos Santos
Marcos Roberto Araújo da Silva.
Primeiro – considera-se o ultimo sobrenome e depois o prenome, se houver sobrenomes iguais irá prevalecer a ordem alfabética do prenome.
Arquivando o A:
1- Menezes, Frank
2- Miranda, Carmem Côrrea
3- Miranda, Daniele Firme
4-Miranda, Fábio Côrrea
5- Miranda, Veneza Firme
6-Santos, Edson Pereira dos
7- Silva, Marcos Roberto Araújo da
Exemplos:
arquivo b
1- Cláudio Luiz Santos
2- Albérico de Jesus
3- Jesus da luz
5-Moacir Franco
7- Carmelinda da luz
8- Josué Franco
Arquivando o B:
1- Franco, Josué
2- Franco, Moacir
3- Jesus, Albérico de
4- luz, Carmelinda da
5-luz, Jesus da
6- Santos, Luiz Cláudio
arquivando A e B
1- Franco, Josué.
2- Franco, Moacir
3-Jesus, Albérico de
4- Luz, Carmelinda da
5-Luz, Jesus da
6-Menezes, Frank
7-Miranda, Carmem Côrrea
8-Miranda, Daniele Firme
9-Miranda, Fábio Côrrea
10-Miranda, Veneza Firme
11-Santos, Edson Pereira dos
12- Santos , Luiz cláudio
13- Siva, Marcos Roberto Araújo da
Primeiro – considera-se o ultimo sobrenome e depois o prenome, se houver sobrenomes iguais irá prevalecer a ordem alfabética do prenome. (de, da e outros vem por ultimo)
pratique:
coloque em ordem os nomes dos respectivos condônimos:
1-Cláudia Albuquerque Silva
2- Marcos César Belisário
3- Juvenal Belisário.
4- Luiz Lima de Carvalho
5- Carlos Gomes do Amorim
6- Maria Silva
7 Naiara Silva
8- Elisângela de Carvalho
9- Robson Crusoé
10 – Fernando Amorim
11- lúcia pelópidas
12- Abrão silva
13 luzi da silva
14 Marília santos da silva
15- Antenor Belisário.