A principal finalidade do arquivo é servir a administração. Exemplo: com as atividades típicas do condomínio vamos produzindo documentos: Atas de reuniões, comprovantes de pagamentos efetuados, comprovantes de recebimentos e outros. Por causa de nossa atividade também recebemos documentos: Abertura de conta no banco do condomínio, cartas de condôminos, do seguro do prédio e outros.
Todos os documentos devem ser arquivados e o arquivo deve servir à administração do condomínio. Caso o síndico necessite comprovar que recebeu determinado valor e como esse valor foi aplicado e outros. A função do arquivo também, além de servir à administração, com o tempo, contará a história do prédio. A sua primeira convenção, a ata de inauguração e outros.
Determinados documentos serão produzidos em excesso e com o decorrer do tempo não servirão nem à administração nem à história do prédio, neste caso devem ser descartados.
Vamos estudar o ciclo documental.
Teoria da 3 idades ou o ciclo vital dos documentos!
Arquivo de primeira idade ou corrente – Deve conter documentos que são constantemente consultados pela administração, possuem um trâmite intenso e esses arquivos devem estar próximos dos setores que os produziram ou que os receberam e devem ter o acesso bem facilitado.
Arquivo de segunda idade ou intermediário – Deve conter documentos que já não são tão intensamente consultados, a consulta ainda existe mas é menos intensa, não há também necessidade de serem mantidos tão próximos aos setores que os produziram ou receberam, a permanência neste ciclo é temporária por isso é ele também conhecido como purgatório ou limbo.
Arquivo permanente - Documentos que perderam o valor administrativo, não são mais consultados pela administração, mas possuem valor histórico para a instituição por isso NUNCA serão descartados.
Documentos que revelam a origem e a constituição da instituição.
Documentos que demonstram como a instituição funcionou ao longo do tempo.
Normas e regulamentos