arquivologia inicio

Noções básicas de arquivologia.
Toda instituição produz, trabalha com e recebe informações. Esse trânsito de informações é intenso. Como nós, pessoas físicas, não sobrevivemos no mundo moderno sem informações e elas nos chegam de todas as formas, orais, visuais, textuais etc. Como podemos manter toda essa informação, numa instituição, organizada, pronta para ser usada assim que se fizer necessário?
O arquivo da instituição é o guardião da informação ali existente. Geralmente a informação vem inserida num documento e este é textual, vem em suporte de papel, mas pode esse documento ser um CD, por exemplo, neste caso manteve-se o documento, a informação mas modificou-se seu suporte.
A informação então pode-se definida como a idéia ou conhecimento.
O suporte é o meio no qual a informação é registrada.
O documento é toda informação registrada num suporte material, suscetível de consulta, estudo,prova e pesquisa.
No momento em que o homem registra sua idéia em um suporte, dá origem a um documento. Vamos imaginar nosso universo atual. Estamos rodeados de documentos. Pagamos IPVA, IPTU, luz, colégios, cursos, fazemos compras e recebemos notas fiscais, recebemos relatórios, cartas, fazemos pesquisas e anotamos compromissos, tudo isso em diversos suportes e imagine toda essa quantidade de documentos jogados num canto da casa, imagine quando necessitamos pesquisar um determinado documento, que problema, tudo está desorganizado, amontoado, podemos perder dias tentando encontrar o tal documento e até mesmo o documento pode facilmente ser destruído e isso nos trará dificuldades.
Para ordenar os documentos e tornarem acessíveis de forma rápida para nossa consulta, além de melhor preservá-los foram criados os arquivos.
Marilena leite Paes.
“Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro.”
1- Os documentos de uma instituição tanto podem ser produzidos por uma instituição como recebidos pela mesma.
2- Os documentos de um arquivo podem ser de diversos tipos e registrados em diferentes formas de suportes.
3- Os documentos produzidos por uma instituição são por ela produzidos em suas atividades e podem servir para comprovar posteriormente as transações ocorridas, além de dar uma idéia clara das atividades pertinentes àquela instituição.
Arquivar não é só guardar documentos. Devem-se guardar documentos que no futuro serão necessários para consulta, outros, entretanto devem ser descartados. Os documentos arquivados devem estar dispostos de modo a tornar o acesso disponível de forma rápida e organizada.