1. É competência do setor de protocolo o empréstimo de documentos.
2. O registro e a expedição de correspondências são atividades do arquivo geral, não fazendo parte do protocolo.
3. O uso do vocábulo protocolo, de acordo com a terminologia arquivistica atualmente aceita, deve restringir-se à indicação do numero de registro ou de classificação que é atribuído ao documento quando recebido nos órgãos e instituições públicas.
4. A atividade de protocolo é atividade específica dos arquivos permanentes.
5. Além das atividades de recebimento, registro, classificação, movimentação e expedição, cabe também ao protocolo fazer a avaliação e eliminação dos documentos.
6. Todos implicam em restrição de acesso: documento reservado, secreto, confidencial, sigiloso e ostensivo.
7. A abertura de documento oficial de caráter ostensivo e seu devido encaminhamento é de responsabilidade do setor de protocolo.
8. As atividades de protocolo incluem: distribuição de documentos; preparação de instrumento de descrição; recebimento de correspondência e abertura de processo.
9. Os envelopes que contenham característica de correspondência particular devem ser encaminhados ao respectivo destinatário após a leitura do teor do documento.
10. As rotinas de recebimento e classificação adotadas nos setores de protocolo compreendem: recebimento da correspondência,abertura da correspondência sigilosa para posterior encaminhamento, distribuição da correspondência que se caracterize como particular, inserção de carimbo ou outra forma de registro que revele a numeração e a data do encaminhamento do documento.
11. Documentos classificados como ostensivos não apresentam restrições quanto à divulgação de seu conteúdo.
12. Fazem parte da rotina de protocolo:receber a correspondência, abrir a correspondência ostensiva,encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários e avaliar os documentos de acordo com os valores primários e secundários.
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