ARQUIVO IV

1.       A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente.

2.       Alguns documentos podem ser eliminados na fase corrente em uma instituição que possua uma política de avaliação.

3.       Uma boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a eliminação dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total.

4.       Cumprindo o ciclo vital, os documentos são transferidos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

5.       A tabela de temporalidade organiza a transferência  de documentos para o arquivo permanente.

6.       A tabela de temporalidade indica quais documentos devem ser recolhidos à fase  intermediária.

7.       Todo documento, após o período  de permanência em um arquivo, pode ser eliminado, transferido a um arquivo intermediário ou recolhido a um arquivo permanente.

8.       O descarte deve ocorrer em todas as fases  do ciclo vital dos documentos.

9.       O processo de transferência corresponde ao envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária.

10.   À passagem dos documentos para o arquivo permanente é atribuído o nome de transferência.

11.   A passagem de documentos para o arquivo permanente, qualquer que tenha sido seu ponto de origem (arquivo corrente ou  intermediário), é conhecida como  encaminhamento.

12.   A transferência e o recolhimento de documentos de arquivo, de acordo com seu ciclo de vida, sucedem as operações de avaliação.

13.   A tabela de temporalidade é o resultado do processo de avaliação e contém a determinação de prazos para a transferência, recolhimento e eliminação de documentos. Para que uma tabela de temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente.

14.   Os documentos encaminhados para arquivamento devem ser identificados com o respectivo código de classificação – um conjunto de símbolos, normalmente letras e (ou) números – derivado do plano de classificação do órgão ou instituição.

15.   O arquivamento de documentos constitui uma etapa posterior à classificação atribuída aos documentos.

16.   O arquivamento é uma etapa posterior à classificação de documentos, mediante a adoção de um plano de classificação.

17.   Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados.

18.   Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.