Administração de materiais – Os subsistemas coexistindo de forma integrada

A integração dos subsistemas, estudados nas aulas anteriores, funciona como um sistema de engrenagens que aciona a Administração de Material e permite a interface com outros sistemas da organização.
Quando um item de material é recebido do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de ações inter-relacionadas para esse fim:
O subsistema de Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro.
Quando do recebimento do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeção é acionado.
Os itens aceitos pela inspeção física e documental são encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem próprias e demais providências.
O subsistema de Controle de Estoque é informado para proceder aos registros físicos e contábeis da movimentação de entrada.
O subsistema de Cadastro também é informado, para encerrar o dossiê de compras e processar as anotações cadastrais pertinentes ao fornecimento.
Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeção são devolvidos ao fornecedor. A devolução é providenciada pelo subsistema de Aquisição que aciona o fornecedor para essa providência após ser informado, pela Inspeção, que o material não foi aceito.

O subsistema de Cadastro é informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes.
Quando o material é requisitado dos estoques, este evento é comunicado ao subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem que procede à baixa física e contábil, podendo, gerar com isso, uma ação de ressuprimento. Emitida uma ação de ressuprimento o subsistema de Controle de Estoques expede uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto à organização pelo subsistema de Cadastro. Após a concretização da compra, o subsistema de Cadastro também fica responsável para providenciar, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo, novamente, por ocasião do recebimento de material.
Todos esses subsistemas não aparecem configurados na Administração de Materiais de qualquer organização. As partes componentes desta função dependem do tamanho, do tipo e da complexidade da organização, da natureza e de sua atividade-fim, e do número de itens do inventário.